Wie machen Selbstständige ihre Steuererklärung?

Selbstständige zahlen in der Regel Einkommensteuer auf ihren Gewinn sowie Umsatzsteuer auf ihre erbrachten Leistungen. Wenn ein Gewerbebetrieb vorliegt, fällt zusätzlich die Gewerbesteuer an. Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit. Die genaue Steuerlast hängt von der Höhe der Einnahmen und der gewählten Rechtsform ab.

Für die Einkommensteuer gilt ein jährlicher Grundfreibetrag, der das Existenzminimum steuerfrei stellt. Die Umsatzsteuer wird monatlich, quartalsweise oder jährlich über die Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Umsatzsteuererklärung an das Finanzamt abgeführt, sofern du nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt. Bei Gewerbetreibenden wird die Gewerbesteuer ab einem Freibetrag von 24.500 Euro fällig, kann aber oft anteilig auf die Einkommensteuer angerechnet werden.

Beispiel: Eine freiberufliche Grafikdesignerin mit einem Gewinn von 40.000 Euro zahlt Einkommensteuer und Umsatzsteuer, aber keine Gewerbesteuer.

Die Basis bildet der Mantelbogen für allgemeine persönliche Daten. Hinzu kommen spezifische Formulare für die jeweiligen Einkunftsarten. Die Anlage S richtet sich an Freiberufler, während die Anlage G von Gewerbetreibenden auszufüllen ist. Ergänzt werden diese um die Anlage EÜR zur Gewinnermittlung.

Je nach individueller Situation müssen weitere Anlagen hinzugefügt werden. Wer Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung geltend machen möchte, benötigt die Anlage Vorsorgeaufwand. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, reicht zudem die jährliche Umsatzsteuererklärung ein. Besitzt das Unternehmen Wirtschaftsgüter, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, muss zwingend die Anlage AVEÜR ausgefüllt werden.

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Form der Buchführung, bei der Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben direkt gegenübergestellt werden. Die Differenz ergibt den zu versteuernden Gewinn. Dieses Verfahren ist deutlich unkomplizierter als die doppelte Buchführung und steht den meisten Selbstständigen zur Verfügung.

Dabei gilt steuerlich das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Das bedeutet, dass alle Einnahmen und Ausgaben in dem Kalenderjahr verbucht werden, in dem sie tatsächlich auf dem Bankkonto ein- oder abgegangen sind. Gewerbetreibende dürfen die EÜR nutzen, solange ihr Jahresgewinn unter der Grenze von 80.000 Euro und der Umsatz unter 800.000 Euro bleibt. Freiberufler dürfen dieses Verfahren unabhängig von Umsatz- und Gewinngrenzen anwenden.

Beispiel: Wenn du im Dezember 2025 eine Rechnung schreibst, der Kunde den Betrag aber erst im Januar 2026 überweist, zählt diese Betriebseinnahme steuerlich erst für das Jahr 2026.

Die Frist zur Einreichung der jährlichen Steuererklärung beim Finanzamt endet für das Steuerjahr 2025 regulär am 31. Juli 2026. Bei der Beauftragung einer Steuerberatung verlängert sich diese Frist deutlich, sodass die Unterlagen erst bis zum 1. März 2027 vorliegen müssen.

Wer die gesetzliche Frist ohne triftigen Grund verstreichen lässt, muss mit Sanktionen rechnen. Das Finanzamt erhebt in solchen Fällen einen Verspätungszuschlag von mindestens 25 Euro für jeden angefangenen Monat. Eine Fristverlängerung ist nur in begründeten Ausnahmefällen, wie etwa bei einer längeren Krankheit, möglich und muss rechtzeitig beantragt werden. Mit einer Steuersoftware wie WISO Steuer kannst du deine Daten sicher übermitteln und verpasst keine wichtigen Fristen mehr.

Viele Selbstständige verschenken Geld, weil sie absetzbare Betriebsausgaben vergessen oder Einnahmen im falschen Steuerjahr verbuchen. Auch die ungenaue Trennung von privaten und geschäftlichen Konten führt häufig zu Unklarheiten und zeitaufwendigen Rückfragen durch das Finanzamt. Eine saubere Dokumentation ist daher unerlässlich.

Besonders am Anfang der Selbstständigkeit schleichen sich leicht Fehler ein. Achte darauf, dass du für alle Ausgaben wie Arbeitsmittel, Fachliteratur oder Reisekosten entsprechende Belege aufbewahrst. Ein weiterer häufiger Fehler ist die falsche Zuordnung der Einkunftsart: Gewerbetreibende füllen oft fälschlicherweise die Anlage S statt der Anlage G aus. Zudem müssen teure Anschaffungen für den Betrieb meist über mehrere Jahre abgeschrieben werden und dürfen nicht als Sofortaufwand in einem Jahr komplett geltend gemacht werden.