Kann man Kosten für eine Dienstreise steuerlich absetzen?

Veröffentlicht am 13.08.2026
Aktualisiert am 13.08.2026

Wer beruflich unterwegs ist, hat oft zusätzliche Ausgaben für Fahrten, Übernachtungen und Verpflegung. Wenn der Arbeitgeber diese Reisekosten nicht oder nur teilweise steuerfrei erstattet, kannst du sie in deiner Steuererklärung geltend machen. So senkst du deine Steuerlast spürbar und holst dir einen Teil der Ausgaben vom Finanzamt zurück.

Das Wichtigste im Blick

  • Du kannst Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten absetzen, sofern dein Arbeitgeber sie nicht erstattet.
  • Für Verpflegungsmehraufwand gelten 2026 im Inland Pauschalen von 14 Euro und 28 Euro.
  • Nutzt du deinen privaten Pkw, darfst du 30 Cent pro gefahrenem Kilometer als Werbungskosten ansetzen.

Inhaltsverzeichnis

Welche Voraussetzungen gelten für das Absetzen einer Dienstreise?

Eine Dienstreise ist steuerlich absetzbar, wenn sie beruflich veranlasst ist und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte sowie der eigenen Wohnung stattfindet. Zudem dürfen die entstandenen Kosten nicht bereits vom Arbeitgeber oder einer anderen Stelle steuerfrei erstattet worden sein. Jeder erhaltene Ausgleich kürzt den absetzbaren Betrag entsprechend.

Damit das Finanzamt die Auswärtstätigkeit anerkennt, muss der berufliche Anlass eindeutig im Vordergrund stehen. Das umfasst beispielsweise Kundenbesuche, Fortbildungen, Messebesuche oder projektbezogene Einsätze an einem anderen Firmenstandort. Die Ausgaben mindern als Werbungskosten (bei Arbeitnehmern) oder als Betriebsausgaben (bei Selbstständigen) das zu versteuernde Einkommen. Wichtig ist es, alle Belege wie Hotelrechnungen oder Tankquittungen sorgfältig aufzubewahren, falls das Finanzamt Nachweise anfordert.

Beispiel: Du nimmst an einer zweitägigen Fachkonferenz in einer anderen Stadt teil und dein Arbeitgeber zahlt zwar das Konferenzticket, aber nicht die Hotel- und Fahrtkosten. Die ungedeckten Aufwendungen darfst du dann vollständig absetzen.

Welche Reisekosten lassen sich konkret von der Steuer absetzen?

Zu den steuerlich absetzbaren Positionen einer Dienstreise zählen in erster Linie die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand sowie diverse Reisenebenkosten. Diese Aufwendungen können entweder über feste gesetzliche Pauschalbeträge abgerechnet oder in der exakten Höhe der tatsächlich entstandenen und per Beleg nachgewiesenen Kosten beim Finanzamt steuerlich geltend gemacht werden.

Die einzelnen Kostenarten bieten unterschiedliche Abrechnungsmöglichkeiten:

    • Fahrtkosten: Fahrten mit dem eigenen Auto können pauschal mit 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer (für Hin- und Rückweg, anders als bei der Pendlerpauschale) angesetzt werden. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln zählen die echten Ticketpreise.
    • Übernachtungskosten: Diese werden grundsätzlich in tatsächlicher Höhe anhand der Hotelrechnung abgesetzt.
    • Reisenebenkosten: Gebühren für Parkplätze, Maut, beruflich veranlasstes Internet im Hotel oder die Gepäckaufbewahrung können ebenfalls in voller Höhe abgesetzt werden.

Die Erhöhung der Pendlerpauschale auf 38 Cent ab dem ersten Kilometer im Jahr 2026 gilt ausschließlich für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, nicht jedoch für die Kilometerpauschale bei Dienstreisen. Hier bleibt es bei 30 Cent.

Wie berechnet sich der Verpflegungsmehraufwand?

Der steuerliche Verpflegungsmehraufwand deckt die erhöhten Kosten für Mahlzeiten während einer beruflichen Geschäftsreise ab und wird in der Regel ausschließlich über feste gesetzliche Pauschalen berechnet. Für Inlandsreisen im Jahr 2026 betragen diese maßgeblichen Sätze unverändert 14 Euro für kürzere Abwesenheiten und 28 Euro für volle Kalendertage.

Die genaue Höhe richtet sich strikt nach der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte. Die folgende Übersicht zeigt die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland.

Übersicht der Verpflegungspauschalen (Inland 2026):  

Dauer der AuswärtstätigkeitPauschale (Inland 2026)
Mehr als 8 Stunden (ohne Übernachtung)14 Euro
Voller Kalendertag (24 Stunden) 28 Euro
An- und Abreisetag (bei Übernachtung)14 Euro

Werden dir auf der Reise Mahlzeiten gestellt (etwa das Frühstück im Hotel oder ein vom Kunden bezahltes Mittagessen), musst du die Pauschale kürzen. Ein gestelltes Frühstück reduziert den vollen Tagessatz von 28 Euro um 20 Prozent (5,60 Euro), ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 Prozent (11,20 Euro).

Beispiel: Du fährst am Montag um 10 Uhr los und kehrst am Dienstag um 18 Uhr zurück. Für den Montag (Anreisetag) und Dienstag (Abreisetag) setzt du jeweils 14 Euro an, also insgesamt 28 Euro Verpflegungsmehraufwand.

Wie werden die Kosten in der Steuererklärung eingetragen?

Arbeitnehmer tragen ihre beruflich veranlassten Reisekosten stets in der Anlage N der jährlichen Einkommensteuererklärung im spezifischen Bereich der Werbungskosten ein. Selbstständige und Freiberufler erfassen diese Ausgaben hingegen regulär als gewinnmindernde Betriebsausgaben im Rahmen ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, wodurch sich in beiden Fällen die fällige Steuerlast spürbar reduziert.

In der Anlage N findest du ab Zeile 65 spezifische Felder für Auswärtstätigkeiten. Dort trägst du die Fahrtkosten, die berechneten Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand, die Übernachtungskosten und die Reisenebenkosten separat ein. Wurden dir bereits steuerfreie Erstattungen vom Arbeitgeber ausgezahlt, musst du diese im dafür vorgesehenen Feld gegenrechnen, da das Finanzamt nur die Differenz als steuermindernd anerkennt.

Mit der passenden Software bist du auf der sicheren Seite, wenn es um die exakte Ermittlung deiner absetzbaren Beträge geht.

FAQ: Kosten für eine Dienstreise steuerlich absetzen

Kann ich Reisekosten absetzen, wenn mein Arbeitgeber sie bezahlt hat?

Nein, du darfst nur die Kosten absetzen, die du tatsächlich selbst getragen hast. Jegliche steuerfreien Erstattungen deines Arbeitgebers musst du von deinen Gesamtausgaben abziehen.

Was passiert mit der Verpflegungspauschale, wenn das Frühstück inklusive ist?

Wenn das Frühstück im Übernachtungspreis enthalten ist, musst du die Verpflegungspauschale kürzen. Der Abzug beträgt 20 Prozent der vollen Tagespauschale von 28 Euro, was bei Inlandsreisen einer Kürzung um 5,60 Euro entspricht.

Gilt bei einer Dienstreise die Pendlerpauschale für Fahrtkosten?

Für Dienstreisen gilt nicht die reguläre Entfernungspauschale, sondern die Reisekostenpauschale. Du darfst hierbei 30 Cent für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückweg) ansetzen, während die Pendlerpauschale nur für die einfache Strecke greift.

Brauche ich für jede Dienstreise zwingend einen Beleg?

Für Fahrtkosten per Auto und den Verpflegungsmehraufwand nutzt du Pauschalen, wofür keine unmittelbaren Kostenquittungen nötig sind. Allerdings solltest du die Reisedaten aufzeichnen, und für echte Ausgaben wie Hotelrechnungen oder Parktickets sind Belege zwingend erforderlich.

Wie rechnet man Auslandsreisen steuerlich ab?

Bei Auslandsreisen nutzt du länderspezifische Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich anpasst. Die generelle Vorgehensweise bei prozentualen Kürzungen für gestellte Mahlzeiten bleibt dabei identisch zu Inlandsreisen.