Wie kann man Computer und Laptop steuerlich absetzen?

Ein Computer oder Laptop ist steuerlich absetzbar, sobald er zumindest teilweise für berufliche oder betriebliche Zwecke genutzt wird. Die Ausgaben mindern als Werbungskosten bei Arbeitnehmern oder als Betriebsausgaben bei Selbstständigen das zu versteuernde Einkommen. Eine rein private Nutzung schließt den Steuerabzug hingegen vollständig aus.

Grundsätzlich gilt, dass die berufliche Veranlassung im Vordergrund stehen muss. Arbeitnehmer benötigen den PC beispielsweise für das Homeoffice oder für Fortbildungen. Selbstständige setzen die Geräte für ihre reguläre Geschäftstätigkeit ein. Das Finanzamt verlangt als Nachweis für die Anschaffung eine ordentliche Rechnung, die auf deinen Namen ausgestellt ist.

Beispiel: Du kaufst einen neuen Laptop, um an zwei Tagen pro Woche im Homeoffice zu arbeiten und berufliche E-Mails zu beantworten. Diese anteiligen Anschaffungskosten sind steuerlich relevant und mindern dein zu versteuerndes Einkommen.

Die Anschaffungskosten für Computer und Laptops können unabhängig von der Kaufsumme im Jahr der Anschaffung in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden. Die Finanzverwaltung unterstellt für diese digitalen Wirtschaftsgüter eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von nur einem Jahr, wodurch die früher übliche mehrjährige Abschreibung entfällt.

Diese vorteilhafte Regelung bedeutet, dass du nicht mehr prüfen musst, ob das Gerät unter die Freigrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) fällt. Du setzt einfach den Kaufpreis anteilig nach beruflicher Nutzung in das Kaufjahr ein. Alternativ bleibt dir das Recht, die Kosten freiwillig auf mehrere Jahre zu verteilen, falls dir das steuerlich in einem späteren Jahr mehr Vorteile bringt.

Der absetzbare Anteil der Kosten richtet sich exakt nach dem tatsächlichen Umfang der beruflichen Nutzung des Geräts. Das Finanzamt erkennt in den allermeisten Fällen pauschal eine berufliche Nutzung von 50 Prozent an, ohne dass du detaillierte Nachweise oder ein spezielles Nutzungstagebuch vorlegen musst.

Möchtest du mehr als 50 Prozent oder sogar die vollen 100 Prozent des Kaufpreises absetzen, steigen die Anforderungen an den Nachweis. In diesem Fall musst du dem Finanzamt glaubhaft machen, dass der Rechner fast ausschließlich beruflich genutzt wird.

Tabelle zur Anerkennung der beruflichen Nutzung:

Typisches Zubehör wie externe Monitore, Tastaturen, Webcams oder Drucker kann zusammen mit dem Hauptgerät im Anschaffungsjahr vollständig steuerlich abgeschrieben werden. Auch Betriebs- und Anwendersoftware fällt unter die einjährige Nutzungsdauer und kann somit sofort in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Voraussetzung ist, dass das Zubehör für die berufliche Nutzung des Computers notwendig ist. Kaufst du den Monitor oder Drucker später als den eigentlichen Rechner, ändert das nichts an der sofortigen Absetzbarkeit. Auch hier gilt: Die Kosten werden immer entsprechend deines ermittelten beruflichen Nutzungsanteils (z. B. 50 Prozent) steuerlich angesetzt.

Arbeitnehmer erfassen die Anschaffungskosten für Laptops und Computer in der Anlage N ihrer Steuererklärung im Bereich der Arbeitsmittel. Selbstständige und Freiberufler verbuchen die Ausgaben für Hard- und Software hingegen als reguläre Betriebsausgaben innerhalb ihrer jährlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung, um ihren steuerpflichtigen Gewinn entsprechend zu reduzieren.

Beim Ausfüllen der Formulare trägst du die genaue Bezeichnung des Geräts, das Kaufdatum und den berechneten beruflichen Kaufpreis ein. Bei Arbeitnehmern reduziert sich die Steuerlast allerdings erst, wenn die gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen. Um keine Fehler bei der Eingabe oder der Berechnung des beruflichen Anteils zu machen, hilft dir eine professionelle Steuersoftware wie WISO Steuer. Das Programm führt dich sicher durch die Eingabe aller Arbeitsmittel und berechnet automatisch deinen Erstattungsbetrag.